Автоматизация бизнеса: завершен проект по внедрению 1С:ERP в компании "Гельтек-медика".
Компания "Гельтек-Медика" - крупнейший российский производитель медицинских контактных средств для ультразвуковой и функциональной диагностики, офтальмологии, средств для ухода за веками и профессиональной косметики, дистрибьютор медицинских расходных материалов и оборудования для салонов красоты.
Помимо производства собственной продукции, компания "Гельтек-Медика" является дистрибьютором косметологических аппаратов производства Китай, Италия, Германия и других стран.
На предприятии уделялось большое внимание автоматизации управления и учета. 6 лет в качестве корпоративной информационной системы использовалось 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП). В конце 2015г. руководство стояло перед выбором: продолжаться развивать дальше 1С:УПП или перейти на новую систему 1С:ERP.
В системе 1С:ERP много полезных для бизнеса нововведений, именно она будет развиваться в ближайшие 10 лет и есть возможность ее бесшовной интеграции с 1С:Документооборотом. Продукт является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии, которое позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам. Именно поэтому было принято решение выбрать 1C:ERP площадкой для развития в ближайшие годы.
Партнером по внедрению стала компания 1С:Апрель Софт. Специалисты 1С:Апрель Софт провели обследование предприятия, в результате которого были зафиксированы следующие проблемы в бизнес-процессах:
- Большая часть учетной информации ведется в системе 1С:Управление производственным предприятием 8, а также параллельно заносится в журналы ручного учета или таблицы Excel, то есть нет единой учетной системы, позволяющей оперативно получить отчетные данные.
- На предприятии нет возможности получать оперативные данные по различным учетным данным, в частности, по выпуску продукции.
- На предприятии фактическая себестоимость изделия рассчитывается только в бухгалтерском учете. Причем правила расчета не соответствуют требуемым правилам расчета.
- На предприятии учет прослеживаемости от сырья до готовой продукции не автоматизирован, ведется в ручном режиме в журналах и в БДС. Это значительно усложняет учет, а также нет возможности получать информацию о входимости конкретной партии ТМЦ в конкретную партию ГП.
- На предприятии часть бизнес-процессов не автоматизирована вообще (например, учет давальческой схемы)
В феврале 2016 года совместно с компанией 1C:Апрель Софт был инициирован проект по внедрению 1C:ERP Управление предприятием 2.2 параллельно c проектом по автоматизации 1С:Документооборот 8 КОРП, чтобы реализовать интеграцию двух систем.
Основной целью проекта стал расчет управленческой себестоимости единицы продукции с переходом на новую прогрессивную систему комплексной автоматизации учета и управления предприятия 1С: ERP Управление предприятием 2.2.
Кроме этого ставились следующие цели:
- Перевод реализованных учетных функций в новою автоматизированную систему
- Разработка схемы получения управленческой себестоимости и ее реализация в новой автоматизированной системе
- Получение удобного инструмента контроля и отчетности
- Исключение повторного ввода данных на нескольких участках, наличие минимально достаточных данных на каждом рабочем месте
- Масштабируемость решения, внедренного в головном офисе, для последующего подключения обособленного подразделения, расположенного в г.Дедовск.
- Обеспечение целостности и достоверности данных.
- Разграничение прав доступа на уровне пользователей, форм и отчетов.
- Гибкость, достаточная для изменений по мере роста и изменения бизнеса, возможность реализации долгосрочных требований компании.
- Минимизация ресурсов на администрирование системы.
- Возможность создания новых отчетов и настроек силами своих сотрудников.
Главные этапы проекта:
Этап 1.Подготовка к проведению проекта;
Этап 2.Детальное обследование;
Этап 3.Моделирование процессов, промежуточная документация (ЛН)
Этап 4.Реализация системы(кодировка);
Этап 5.Подготовка системы к опытной эксплуатации (НСИ, обучение);
Этап 6.Опытная эксплуатация;
В ходе проекта специалистами 1С «Апрель Софт» было сделано:
- Создание моделей для каждого внедряемого блока c учетом особенностей отражения операций в «1С:ERP Управление предприятием 2.2»
- Определение правил ведения НСИ
- Обучение пользователей
- Опытная эксплуатация блоков
- Перевод блоков в промышленную эксплуатацию
Кроме этого, были реализованы следующие потребности Заказчика:
- Автоматизация АРМ для мобильных приложений
- Для автоматизации задач службы качества сделана существенная доработка системы.
- Настроена бесшовная интеграция ERP и ДО (параллельно велся проект по внедрению «1С:Документооборот 8 КОРП»).
- В блоке Продажи реализован новый функционал: автоматическое списание по сериям
- Автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу)
- Автоматизирован промежуточный и выходной контроль готовой продукции, а также контроль при хранении
- Разработана схема списания образцов
- Доработаны механизмы по распределению расходов, относящихся на финансовый результат, в себестоимость продукции для целей управления предприятием; разработано ряд отчетов для анализа себестоимости.
- Произведена интеграция со следующими подсистемами:
- Модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2
- 1С-Битрикс.
Особенности и уникальность проекта:
- Фактически полностью удаленный проект: использованы Skype для обсуждений, удаленное обучение пользователей с видеозаписью, удаленное подключение для решения вопросов, поддержка пользователей ведется с использованием программного продукта Итилиум, ред.4.4.
- Произведен последовательный запуск на двух производствах (г. Дедовск и г.Москва): первый запуск прошел в Москве, второй в Дедовске с разницей в одну неделю. Это позволило провести второй запуск с учетом всех вопросов, которые возникли на запуске в г .Москва.
- Автоматизация АРМ оператора производства для мобильных приложений (работа на любом WEB-клиенте).
- Ежедневное использование 12 планшетов Samsung, причем не в режиме чтения данных, а в режиме ввода первичной информации на производстве online.
- Обеспечен мягкий поэтапный переход с 1С: Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2 путем реализации двухстороннего почасового обмена между 1С:Управление производственным предприятием 8 и 1С:ERP Управление предприятием 2.2, для исключения ручного дублирования данных в двух системах и обеспечения целостности информации для всех видов отчетности).
- Для задач службы качества автоматизирован входной контроль сырья (с учетом ситуации, когда непроверенное сырьё не может поступить в работу), промежуточный производственный и выходной контроль готовой продукции.
- Настроена бесшовная интеграция 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:Документооборот.
- В блоке Управление производством реализован помощник диспетчера: автоматическое определение потребности, формирование заказов в производство и резервирование серий.
- В основную конфигурацию 1С:ERP Управление предприятием 2.2 включен модуль 1С:Управление автотранспортом для 1С:ERP Управление предприятием 2.2 .
- Объединена конфигурация 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и конфигурация по приему заказа с сайта на Битриксе.
- Разработан следующий функционал: обработки, которые позволяют распределять затраты по оборудованию на продукцию, которая производилась этим оборудованием пропорционально количеству, весу; обработка по распределению отдельных статей на фиксированный перечень номенклатурных позиций; обработка по включению стоимости коммерческих расходов в стоимость реализованной продукции по каждой номенклатурной позиции.
Результаты проекта:
- Организовано ведение учета по сериям по сырью и готовой продукции. Обеспечены: прослеживаемость использования серий сырья, и из какого конкретно сырья произведена каждая партия продукции.
- В едином информационном пространстве 1С:ERP Управление предприятием 2.2 и 1С:ДОкоментооборот 8 проходят процедуры согласования договоров, заказов, заявок на расход денежных средств.
- Разработан механизм автоматического подбора серий по методу FEFO с учетом того, что партия поставки сырья или продукции прошла проверку качества.
- Организован обмен документами реализации с отдельными покупателями.
- При работе с заказами покупателей используются статусы, что позволяет в любой момент времени получить информацию о текущем состоянии заказа.
- Организована ордерная схема работы с удаленным подразделением, что позволяет отслеживать отправку и получение ТМЦ, разделяя их по отражаемым операциям.
- Созданы дополнительные формы для экспортной реализации, различные оперативные управленческие отчеты.
- Разработан механизм оперативного учета выполненных операций, расхода материалов, параметров качества, параметров работы оборудования. Организована прослеживаемость использования материалов, оперативное получение информации о ходе производственного процесса.
- Организован прозрачный учет материалов в цехах через выделение цеховых кладовых.
- Разработаны инструменты для регистрации качественных параметров, как входного сырья, так и выпускаемой продукции, а также параметров в процессе производства.
- Разработаны аналитические и статистические отчеты для отслеживания параметров качества номенклатуры, требуемых для косметической продукции;
- Разработаны отчеты, с помощью которых можно оперативно получить достоверную информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
- Разработан помощник диспетчера производства, позволяющий автоматически (по расписанию) по потребностям формировать заказы на материалы для производства, производить резервирование материалов по этапам и переводить этап в состояние «К выполнению» при полной обеспеченности этапа.
- «1С:Документооборот 8 КОРП» внедрен в рамках следующих подсистем:
- Делопроизводство;
- Учет и хранение документов (работа с входящими и исходящими документами, работа с внутренними документами (приказы, распоряжения, положения, инструкции, методички));
- Учет договоров;
- Учет и контроль исполнения задач и поручений;
- Учет рабочего времени;
- Работа с проектами;
- Внутренний форум компании;
- Организация встроенного почтового клиента.
Экономический эффект от внедрения (%):
- сокращение трудозатрат в подразделения;
- ускорение получения управленческой отчетности на 40%;
- ускорение получения регламентированной отчетности;
- ускорение обработки заказов;
- снижение объемов материальных запасов;
- сокращение расходов на материальные ресурсы;
- сокращение производственных издержек на 20%;
- сокращение операционных и административных расходов на 20%;
- рост оборачиваемости складских запасов составляет 5,5%;
- рост производительности труда в производстве составляет15%
- сокращение длительности простоев оборудования на 15,5%;
- снижение производственного брака;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг;
- снижение себестоимости продукции / услуг;
- сокращение дебиторской задолженности;
- увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг на 15,5%;
- рост прибыли;
- увеличение прозрачности управленческой отчетности на 40 %.
С. Кирш (собственник ООО "Гельтек-Медика):
Мы провели ревизию всех бизнес-процессов и стало ясно, как оптимизировать работу. То есть внедрение новых программных продуктов стало поводом посмотреть на работу компании со стороны и перестроить работу.
В настоящее время специалисты 1C:Апрель Софт оказывают консультационные услуги сотрудникам компании "Гельтек-Медика.